arrow_drop_up arrow_drop_down
Bespaar op de kosten van jouw ISO 9001 certificering
13 oktober 2020 

Bespaar op de kosten van jouw ISO 9001 certificering

Wat kost het om een ISO 9001 certificaat te behalen volgens de norm?

De kosten en de duur van een ISO-traject heb je zelf in de hand. In deze blog leer je stap voor stap waar en hoe je geld bespaart. Samen met de andere tools, zoals het E-book en de checklist die je beiden gratis ter beschikking krijgt, verlaag je de kosten van je traject.

Naast de beste inhoudelijke tips krijg je 3 handige bonustips waarmee je al snel een mooie besparing behaalt.

Voldoen aan de ISO norm: moeten of willen?

Vraag je eerst af of je een ISO-certificaat móet behalen of dat je het wílt behalen. Bij ‘willen’ staat er een basis waarop je kunt bouwen, je bent gemotiveerd om aan de slag te gaan.

Móet je aan de norm voldoen omdat een klant dat wil, terwijl je het zelf eigenlijk niet ziet zitten? Bedenk dan of je door wilt gaan met het certificeringstraject. De uitkomst van je normering is niet zomaar een uitkomst, het is data waarmee je moet blijven werken en verbeteren.

Wanneer het certificaat is behaald, moet je er mee blijven werken om je kwaliteit te optimaliseren en geld te blijven besparen. Doorloop je plichtsgewijs het traject om die klant binnen te halen, besef dan dat zij verwachten dat je het opgezette kwaliteitsmanagementsysteem blijft gebruiken.

Hangt het certificaat aan de muur en doe je er verder niks mee, dan loop je het risico dat de klant op een gegeven moment verwachtingen heeft die je niet meer kunt waarmaken. Zonde van het geld en de moeite.

Bedenk dat een ISO 9001-certificaat deuren opent die anders gesloten blijven. De best denkbare motivatie is dat het jouw bedrijf geld oplevert. In de vorm van klandizie en in de vorm van kostenbesparing in je complete werkproces. Het geld en de tijd die je investeert, verdien je binnen no-time terug.

Klinkt aantrekkelijk toch? Let op dat een goede oriëntatiefase de basis is van je hele toekomst op ISO-gebied.

Oriëntatiefase: besparen op een ISO 9001 normering begint bij jezelf

Besparen doe je niet door lukraak van start te gaan en te denken dat het dan vanzelf gaat. Hoe vlieg je dit traject aan?

Ontdek de verschillende manieren.

Voorkom te snelle beslissingen

Voorkom allereerst te snelle beslissingen. Deze pakken in dit traject regelmatig verkeerd uit waardoor je alsnog je geld kwijt bent.

Het idee om bijvoorbeeld via NEN een norm aan te vragen en die vervolgens te vertalen naar de eisen van ISO 9001 is een mogelijkheid. Is dit verstandig? Nee, helaas niet. Het is complexe materie die je niet zomaar invult.

Voordat je de vertaalslag van NEN naar ISO 9001 hebt gemaakt en op jouw bedrijf hebt toegepast, ben je gegarandeerd meer tijd kwijt dan wanneer je via onze tips voor een ISO 9001 gaat. Het idee is begrijpelijk, maar het gaat je per saldo meer kosten dan opleveren.

Ben je van plan om een specialist in te huren, dan gaat daar tijd en geld in zitten. De kosten variëren per adviseur, een vast bedrag kunnen we helaas niet noemen. Ga uit van bedrag tussen de 200 en 500 euro per dagdeel. Veel geld, terwijl je veel van zijn werkzaamheden zelf kunt doen. Je kent de ins en outs van je bedrijf, grote kans dat je sneller bent zonder adviseur.

Wanneer deze adviseur zijn werk doet, dienen alsnog de kwaliteitsmanager en iemand van het MT aanwezig te zijn. Dubbele kosten zijn het gevolg.

Ga daarom niet over één nacht ijs. Doorloop eerst de oriëntatiefase en maak een stappenplan.

Kies de juiste uitvoerders voor een goed kwaliteitsmanagementsysteem

Een ISO-traject is complex. Wie in je bedrijf stel je aan als kwaliteitsmanager voor ISO 9001? Kies je voor de officemanager, de stagiaire, de facilitair manager of toch iemand uit het topmanagement? Er zijn bedrijven die het zien als een leuke stageopdracht. In dat geval wordt het traject uitgevoerd door een stagiaire, een persoon onderaan het organogram.

Heeft een stagiaire de juiste kennis van het bedrijf? Die kans is uiterst klein. Daarom is het geen goed idee. Een aantal lichtere taken is wellicht uit te besteden aan een stagiaire. Later vind je hierover nog een goede tip.

De officemanager en de facilitair manager kunnen geschikt zijn. Weten zij alles over de diverse afdelingen? Het blijft een kwestie van ‘misschien wel, misschien niet’. De ervaring leert dat een lid van het topmanagement het meest geschikt is om een ISO-traject op te zetten en te voltooien.

De top-down kennis op strategisch en operationeel niveau van deze persoon is belangrijk, omdat alle afdelingen worden doorgelicht waarvoor brede kennis van het bedrijf noodzakelijk is. Deze brede kennis is noodzakelijk voor een gedegen inventarisatie van de betrokkenen, de werkzaamheden en de onderzoeken.

Een kwaliteitsmanager speel je wellicht niet zomaar vrij om al deze werkzaamheden op te pakken. Verderop in deze blog laten we zien dat delegeren een optie is waardoor er ruimte ontstaat voor de kwaliteitsmanager. Komt die stagiair dan toch nog van pas als besparing?

Maak een complete inventarisatie

Voordat je exact ziet waarop je gaat besparen, moet je weten waarop je kúnt besparen. Hierbij is het gebruik van het E-book en de checklist aan te raden. Heb je deze nog niet? Download gratis en maak het jezelf makkelijk om op de juiste manier te inventariseren.

Om te weten waarop je kunt besparen, maak je eerst een inventarisatie van de volgende onderwerpen:

  • Welke perso(o)n(en) stel je aan om het project uit te werken en uit te voeren?
  • Wat moet je vanuit de checklist nog uitzoeken?
  • Wat weet je al en hoef je daarom niet meer volledig uit te zoeken?
  • Wat weet je nog niet en moet je nog uitzoeken?

Vanuit de inventarisatie maak je een nulmeting. Hierin zie je duidelijk welke aspecten geen of weinig aandacht behoeven en waar je nagenoeg geen aandacht meer aan hoeft te besteden.

Om een nulmeting te maken, loop je de checklist na die je in het E-book vindt. Hierin vind je een handig overzicht van welke onderdelen er in de certificering worden behandeld. Je ziet precies wat er moet gebeuren, zodat je niks aan het toeval overlaat. Je doet geen onnodige handelingen en je vergeet geen belangrijke taken.

Loop de checklist nauwkeurig door en zie welke onderwerpen in jouw bedrijf al inzichtelijk zijn. Wellicht zijn er al werkinstructies gemaakt die voldoen aan de norm, of slechts aangepast moeten worden. Dit scheelt een berg werk; wat je al weet, hoef je niet meer uit te zoeken. Wat je nog niet weet, komt in je stappenplan terecht op de ‘to do list’.

Je hebt nu een overzicht van alle ingrediënten die nodig zijn om je traject op te starten en op welke punten je kunt besparen. Tijd om te kijken naar de échte besparingen.

BONUSTIP: Wacht met externe mensen inschakelen totdat je helemaal klaar bent

Voordat we verder gaan, hebben we een hele eenvoudige, effectieve tip voor je. Maak eerst je hele stappenplan af en zorg dat alle benodigde documenten etc. aanwezig en in orde zijn, voordat je start met het traject.

Huur niet na een onvolledige inventarisatie adviseurs in. Werk geen gedeeltes van het plan volledig uit en ga geen andere werkzaamheden doen die op de zaken vooruit lopen. Zit er namelijk te veel tijd tussen iets dat alvast is opgepakt en het einde van het traject, dan is de kans groot dat er veranderingen zijn doorgevoerd in o.a. een beschreven werkwijze. Misschien is er een functie veranderd of opgeheven, misschien is een product veranderd, kortom: je kunt terug naar de tekentafel omdat je eindrapport niet meer klopt. Je besparingen verdampen.

Verdiep je in de stappen, download en gebruik het E-book en de checklist (gratis)

Zoals je leest in het E-book zijn er vijf globale stappen om door het traject heen te lopen:

  1. Inventarisatie;
  2. Opstellen van procedures en documentatie;
  3. Uitvoeren interne audit;
  4. Uitvoeren directiebeoordeling;
  5. Externe audit.
    De inventarisatie hebben we behandeld. Hierin heb je al gezien dat er geld bespaard kan worden in deze eerste stap. Verdiep je op deze manier in alle stappen, zodat je structureel ziet waar besparingen gedaan kunnen worden.

Maak een stappenplan

Voor stap 2 tot en met 5 maak je, net als bij stap 1, een verdere onderverdeling. Je maakt een stappenplan binnen het stappenplan dat je in het E-book vindt. Het verschilt per bedrijf hoe dit ingericht wordt en waarop te besparen is. Heb je hierbij hulp nodig? Lees verder en ontdek hoe je de beste hulp vindt voor al jouw ISO-gerelateerde kwesties.

BONUSTIP: delegeer taken vanuit het stappenplan

Wet- en regelgeving is een typisch onderwerp dat je kunt delegeren aan een stagiair. Het is zoekwerk dat relatief weinig tijd kost voor de kwaliteitsmanager om op juistheid te controleren. Dit zorgt voor besparing op inhuren van een externe kracht. Er hoeft geen interne kracht zijn werk te laten liggen om dit in kaart te brengen.

Maak een planning aan de hand van je stappenplan

Is je stappenplan af, dan zie je welke onderdelen van het bedrijf doorgelicht worden en op welke manier. Je hebt van iedere afdeling minimaal één persoon nodig om vragen te beantwoorden en opgedane kennis of antwoorden te toetsen. Denk hierbij aan een afdelingsmanager.

Let goed op of iedere manager de volledige kennis heeft over zijn of haar afdeling en alle bijbehorende taken. Om alle taken van de betreffende afdeling inzichtelijk te krijgen, is het een idee om dit niet alleen te toetsen bij de manager, maar ook bij medewerkers van deze afdeling. Je krijgt zo een completer beeld en loopt minder risico op foutieve informatie.

Vanuit de manager toets je de opgedane informatie bij de uitvoerende medewerkers. Loop je even binnen bij deze mensen om vragen te stellen of maak je hier tijd voor? Voor een ISO-traject is de laatste optie de beste. Vluchtige gesprekjes leveren foutieve informatie op waardoor het hele proces opnieuw moet doen. Verspilling van tijd en geld, totaal onnodig.

Wanneer je afspraken maakt om met medewerkers in gesprek te gaan voor je ISO-checklist, zijn ze uit hun productiviteit. Bekijk van tevoren of dit invloed heeft op het bedrijfsresultaat. Haal je iemand achter een productielijn vandaan, dan moet deze persoon vervangen worden, omdat anders de productie niet door kan gaan. Plan vooraf wie je wanneer spreekt, of deze persoon tijdens het gesprek vervangen moet worden op de werkvloer en door wie deze vervangen moet worden.

Let op of er een strategisch moment is te plannen waarop je iemand niet hoeft te vervangen. Is deze medewerker niet nodig op momenten tussen twee producties in, dan is dat een uitgelezen moment om het gesprek te plannen. Geen vervanging betekent geen extra kosten en als de productie op dat moment niet draait gaat er geen productiviteit verloren.

Bekijk ieder persoon die nodig is om de juiste informatie te verzamelen. Maak hiervoor een strakke en realistische planning met strategische momenten om op die manier zo weinig mogelijk productie te verliezen. Of dit binnen een fabriek is of in een kantooromgeving, kijk altijd naar hoe en wanneer je dit plant.

Werk je planning uit als gebruikshandleiding voor alle betrokkenen. Een overzichtelijke planning heeft alle benodigde informatie voor iedereen die in het proces betrokken is, zodat ze weten wat er wordt verwacht, wanneer het wordt verwacht en welke deadlines er gesteld zijn. Een juiste planning zorgt er voor dat niemand dubbel werk doet en er tijd verloren gaat.

Betrokkenheid van medewerkers: het verschil tussen succes en mislukking

Welwillendheid en betrokkenheid levert je veel op, zowel binnen je bedrijf als binnen een ISO-traject. Het is belangrijk om duidelijkheid te scheppen naar je medewerkers. Ga je aan de slag met alle voorbereidingen en merken zij dat er veranderingen aan zitten te komen, dan loop je het risico op frustratie.

Stel je voor: Henk werkt al 30 jaar bij jouw bedrijf en ziet nu dat zijn functie en zijn werkzaamheden veranderen doordat er een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem is. Henk wil dit niet en geeft hierdoor foutieve informatie aan de kwaliteitsmanager tijdens het inventarisatieproces of de oriëntatiefase. Bij een audit komt dit aan het licht en je behaalt hierdoor je certificaat niet. Het is overbodig om te melden dat dit verre van kostenbesparend zal zijn.

Stel je voor: Henk werkt al 30 jaar bij jouw bedrijf en je hebt hem alle ins en outs verteld van wat er te gebeuren staat. Je hebt hem verteld dat er voor hem dingen gaan veranderen, maar dat hij er iets voor terug krijgt. Betere planningen, makkelijkere werkprocessen, betere communicatie met zijn leidinggevende, misschien zelfs een mooie promotie. Henk is enthousiast geworden en werkt volledig mee aan jouw inventarisatie en oriëntatie.

Het mag duidelijk zijn dat bovenstaande voorbeelden het verschil laten zien tussen een succesvol traject en een teleurstelling voor degenen die er veel werk in hebben gestopt om tot een certificering te komen. Investeer tijd om de medewerkers goed te informeren, deze investering betaalt zich hoe dan ook terug in de vorm van een grotere slagingskans.

BONUSTIP: blok een vaste periode in de agenda en bepaal de datum van de ISO audit

“Het komende jaar gaan we ons ISO-traject doorlopen.” We snappen dat het een flinke klus is, maar een jaar is te lang. De ideale tijdsbesteding voor een ISO 9001-traject is tussen de 2 en 4 maanden. Neem je langer de tijd, dan is de kans groot dat er veranderingen in je bedrijf optreden en alles weer opnieuw moet.

Een maximum van 4 maanden beperkt deze kans aanzienlijk en stelt een duidelijke einddatum. Hierdoor hebben betrokkenen minder kans om werkzaamheden uit te stellen. Uitstellen betekent vertraging, vertraging betekent extra kosten. Zorg dus dat deadlines gesteld en gehaald worden om extra kosten te voorkomen.

Maak van je kwaliteitsmanagement een goedlopend systeem met My ISO Genius

Gebruik al deze tips in de praktijk, dan zie je dat het je kosten drastisch verlaagt. Ben je dan waar je zijn moet? Hoogstwaarschijnlijk niet. Het is een traject dat tijd, moeite en, echt waar, geld kost. Om er uiteindelijk voor te zorgen dat jouw certificering je geld oplevert, is er een totaalpakket dat je nog verder ontzorgt.

My ISO Genius ISO 9001 certificering, is dé manier om zelf je complete certificeringstraject in te richten en uit te voeren, waardoor je nog meer bespaart. Loop je onderweg tegen onverwachte kosten aan en weet je niet hoe je kunt besparen? Met My ISO Genius krijg je de mogelijkheid om altijd in contact te staan met jouw persoonlijke ISO-adviseur. Het E-book en de checklist zijn gemaakt vanuit My ISO Genius, waardoor alles naadloos op elkaar aansluit. Maak het jezelf niet moeilijker dan nodig is en behaal dat mooie certificaat. Je krijgt er absoluut geen spijt van.

Over de schrijver
Reactie plaatsen