arrow_drop_up arrow_drop_down
ISO 9001 voor eenmanszaken en ZZP’ers
13 oktober 2020 

ISO 9001 voor eenmanszaken en ZZP’ers

Vaak krijgen wij de vraag of het voor kleine eenmanszaken en ZZP’ers wel haalbaar is om het ISO 9001 certificaat te behalen. Het antwoord hierop is kort en duidelijk: Ja! ISO 9001 is bij uitstek een norm waarbij de complexiteit van het managementsysteem afhankelijk is van de grootte van de organisatie. Als eenmanszaak of ZZP’er zijn er enkele eisen uit de norm welke maar beperkt van toepassing zijn en dan ook snel geregeld zijn.

ISO 9001 norm voor eenmanszaken en ZZP’ers

Iedereen maakt gebruik van dezelfde normeisen op het gebied van ISO 9001. Echter in de norm staat een belangrijke bepaling. Voor veel zaken moet je als organisatie zelf bepalen in welke mate hier gedocumenteerde informatie voor nodig is zoals procedures. Vaak kan het als eenmanszaak al volstaan om ten aanzien van ISO 9001 te zorgen voor het aantonen door middel van registraties en formulieren. Hierdoor hoeft er minder georganiseerd te worden en is het vooral een kwestie van doen. Eenmanszaken en ZZP’ers kunnen dan ook al binnen 3 maanden (op basis van enkele uren per week inzet) klaar zijn met het opzetten en implementeren van ISO 9001. Met de implementatietool van My ISO Genius lukt het je zelfs in minder dan een maand.

De voordelen van ISO 9001 voor eenmanszaken en ZZP’ers

Het goed inrichten van het managementsysteem heeft niet alleen als voordeel dat je eenvoudig kan certificeren en daarmee kan aantonen dat je voldoende nadenkt over kwaliteitsborging binnen jouw organisatie. Ook helpt het managementsysteem je om jaarlijks na te denken over je bedrijf, door bijvoorbeeld een SWOT Analyse uit te voeren, na te denken over de risico’s in je organisatie en doelstellingen voor het nieuwe jaar te bepalen. Zeker als jouw doel is om te groeien dan kan ISO 9001 hier een goede bijdrage aan leveren om dit te structureren.

Wat zijn de valkuilen bij het implementeren van ISO 9001 voor eenmanszaken en ZZP’ers?

Bij het implementeren zijn er enkele valkuilen waardoor er afwijkingen ontstaan tijdens de externe audit of waardoor het certificaat niet wordt behaald. De belangrijkste 6 valkuilen die bespreken wij hier.

1. Geen aantoonbaarheid door middel van gedocumenteerde informatie

De norm vraagt bij diverse onderdelen van de norm aantoonbare uitvoering door middel van gedocumenteerde informatie. Ook als deze gedocumenteerde informatie niet direct noodzakelijk vindt en je en het mondeling kan toelichten is het verplicht om dit gedocumenteerd te beheersen. Let dus goed op dat je alle verplichte gedocumenteerde informatie aanwezig hebt.

2. Afgesproken werkwijze wordt niet nageleefd

Vaak wordt tot in detail vastgelegd hoe werkzaamheden worden uitgevoerd. Deze procesbeschrijvingen zijn dan erg in detail. Echter in de praktijk doe je het steeds efficiënter of pas je de processen snel aan, zonder dat je hier aandacht hebt voor het beschreven proces. Daarom is het van belang om zo weinig mogelijk details vast te leggen in het managementsysteem. Als eenmanszaak of ZZP’er is het voldoende om de uitvoerende processen te beschrijven met korte formats, zo zorg je ervoor dat je jezelf niet teveel vastlegt aan bepaalde regeltjes.

3. Geen invulling gegeven aan paragraaf communicatie

Bij communicatie wordt vaak gedacht aan interne communicatie. Als ZZP’er of als eenmanszaak is deze vanzelfsprekend niet of nauwelijks aanwezig. Echter er is altijd wel sprake van externe communicatie. Benoem ook deze vorm van communicatie om invulling te geven aan deze paragraaf.

4. Versiebeheer wordt beperkt toegepast

Niet alleen tijdens het opzetten van je managementsysteem, maar ook voor zaken rondom je werkzaamheden stel je soms nieuwe documenten op met een ander format, zonder enige vorm van versiebeheer. Voor de ISO 9001 norm is het van belang dat er gestructureerd wordt gewerkt met versiebeheer. Dat kan door met vaste formats te worden waarbij je bij wijziging van een document standaard het versienummer aanpast.

5Geen onafhankelijke interne audit

Jaarlijks moet er voor het managementsysteem een interne audit worden uitgevoerd. Éen van de eisen is dat dit onafhankelijk gebeurd, ofwel dat je geen interne audit uitvoert over je eigen werk. Je hebt daarom wel de ondersteuning van iemand anders nodig. Hiervoor kan je een externe inhuren als laatste check, of het door een collega of relatie laten uitvoeren. Zolang je maar niet zelf degene bent die de interne audit heeft uitgevoerd.

6. Geen dingen gaan verzinnen

Als eenmanszaak of ZZP’er heb je als het goed is weinig tot geen klachten. Het kan dus zomaar voorkomen dat er een jaar geen klachten of afwijkingen worden geconstateerd. Dat is realistisch en daarom kan dat prima. Het is dus niet zo dat je verplicht klachten of afwijkingen moet hebben opgenomen ook al zijn deze er niet geweest. Blijf realistisch en registreer alleen datgene wat daadwerkelijk is gebeurd!

Waar begin je als eenmanszaak of als ZZP’er met het opzetten van ISO 9001?

Ons advies is altijd, ook al is het niet verplicht, om een kort handboekje op te zetten waarin wordt beschreven hoe er aan de eisen van de norm wordt voldaan. Dat hoeven geen uitgebreide hoofdstukken te zijn, veel is in enkele zinnen of paragrafen te beschrijven. Door zorg te dragen dat alle onderdelen waarin de norm om documentatie vraagt (bijna altijd registraties van de uitvoering) op te zetten ben je al een heel end. Meer weten of de concrete eisen? Download onze ISO 9001 checklist. De My ISO Genius implementatietool is ideaal als hulpmiddel voor eenmanszaken of ZZP’ers omdat deze voor alle vereiste documentatie de nodige formats en voorbeelden bevat.

Over de schrijver
Reactie plaatsen