arrow_drop_up arrow_drop_down
Kwaliteitsmanagement in de praktijk – Inclusief veelgemaakte fouten
13 oktober 2020 

Kwaliteitsmanagement in de praktijk – Inclusief veelgemaakte fouten

‘Ik heb een handboek en procedures dus ik doe het goed op het gebied van kwaliteitsmanagement’.

Papier met inktgedrukte letters maken geen kwaliteit, mensen doen dat. Uiteraard, een systeem is de basis, dit vormt het vertrekpunt en uiteindelijk ook het punt om op terug te vallen. Het fundament wordt echter al in een veel eerder stadium gelegd. Dit begint bij de visie, missie en kernwaarden van de organisatie. Is dit alles gericht op maximale kwaliteit van jouw product? Iets waar het personeel écht in gelooft? Als dat niet het geval is, ontbreekt een hele belangrijke bouwsteen als het gaat om kwaliteitsmanagement.

Verschillende perspectieven binnen kwaliteitsmanagement

Als we het hebben over kwaliteitsmanagement spreken we over twee verschillende perspectieven. Het systeemtechnische perspectief bestaat uit kwaliteitssystemen, meten, analyseren, evalueren, procedures, processen, modellen en plannen maken. Plan, Do, Check, Act (PDCA) in een systematisch proces.

Het tweede essentiële onderdeel van goed kwaliteitsmanagement, is het sociaal-dynamische perspectief. Hier gaat het over cultuur, karakters, teamsamenstellingen, teamgedrag, teamprestaties, motivatie, communicatie.

Het gaat om de relatie en samenwerking tussen mensen, die is van cruciaal belang. Dit moet in goede balans zijn met het systematische proces. Een zeer veel gemaakte denkfout bij bijvoorbeeld de inrichting van ISO9001 systemen is de 100% focus op het productieproces. ‘Hier wordt toch het product gemaakt?!’ Daar is kwaliteit essentieel.

Je moet alleen niet vergeten dat de mensen die daar het werk uitvoeren, in een veel eerder stadium worden geselecteerd bijvoorbeeld door een HR-afdeling, of een externe HR-partner.
Hoe goed kennen zij de bedrijfscultuur? De belangen? De ontbrekende skills binnen een team? Gaan zij op zoek naar eenzelfde soort als die je al hebt ‘want hij doet zijn werk toch zo goed?’ Of ga je op zoek naar de juiste balans?

‘Dat moet toch van ISO?’

‘Wrijving maakt glans’ is niet voor niets een veel gebruikte metafoor. Hier zit een hele grote kern van waarheid in. Anderzijds is de soms ondoordringbare drang om alles maar op te schrijven een veelgemaakte fout in het systeemtechnische perspectief want ‘Dat moet toch van ISO?’

Wanneer je bij het opstellen van een systeem redeneert vanuit de gedachte ‘het moet van ISO’, of welke norm dan ook, is het systeem gedoemd te mislukken. Mensen gaan de energie niet voelen en voelen het als een last en op die manier is dus ook het sociaal-dynamische perspectief weer uit balans.

Je redeneert vanuit je basis of fundament, welke missie en visie hebben wij? Wat zijn onze speerpunten of kernwaarden? Hoe kunnen we dat goed integreren in onze systeemdocumentatie?
Om in de metaforische sferen te blijven, ‘Doen wat je zegt en zeg wat je doet’ kan enorm helpen in de denkfase bij het opstellen van documentatie.

Schrijf niet iets op omdat je denkt dat het van iemand anders moet, schrijf op wat jij belangrijk vindt om die maximale kwaliteit te behalen. Nut en noodzaak van documentatie hebben een enorme invloed op de motivatie van medewerkers, is er resultaat zichtbaar van wat ik hier aan het doen ben, ‘want hier staat dat ik dat moet doen?’

Kwaliteitsmanagement is een way of life

Vanuit sociaal perspectief inhakend op voorgaande: blijf het personeel uitdagen om na te blijven denken over het nut en de noodzaak van processtappen, waarom doe ik dit? Waar draagt dit aan bij? Waarom is dat resultaat belangrijk voor de organisatie? Durf jezelf in dit proces uit te dagen met de waaromvraag te stellen aan collega’s.

Een kwaliteitsmanagementsysteem kan pas een toegevoegde waarde zijn als het écht geborgd is in de processen. Het moet een way of life zijn en niet een hulplijntje datje naast je ‘normale’ gang van zaken laat lopen. Dit is een veel voorkomend fenomeen. Bedrijven hebben een primair proces én ze hebben ISO9001. Totaal zinloos, inefficiënt en niets bijdragend aan de organisatie behalve flinke facturen van dure consultants en certificerende instellingen.

Antwoord op al je vragen over kwaliteitsmanagement met My ISO Genius

Hoe kom ik nu tot een efficiënt systeem? Een systeem wat een echte bijdrage levert aan de organisatie maar ook één die praktisch blijft? Waar ik niet het gevoel heb dat ik iets doe omdat het van iemand anders moet. Sinds kort is er My ISO Genius op de markt. Dit product is ontwikkeld voor organisaties die het zonder een dure consultant willen doen maar vooral hun tijd willen steken in het sociaal dynamische perspectief.

My ISO Genius is namelijk ontworpen om die juiste balans te bewaren vanuit het systeemtechnische perspectief. Het bevat een fundament dat werken met ISO9001 leuk maakt. Daarnaast is al heel erg lang bewezen dat ‘eigenaarschap voelen’ één van de meest belangrijke elementen is voor goede motivatie onder medewerkers.

De beste manier om dat te creëren is om medewerkers het zelf te laten bedenken en bouwen. My ISO Genius is daar een perfecte partner voor.

Over de schrijver
Reactie plaatsen